陜西電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院
學(xué)校視頻會(huì )議室使用管理辦法（暫行）
為加強對視頻會(huì )議室的管理、使用和維護，提升會(huì )議室使用效率，更好的做好學(xué)校各類(lèi)會(huì )議服務(wù)工作，促進(jìn)學(xué)校各項工作順利開(kāi)展，特制定本管理辦法。
一、黨政辦負責學(xué)校視頻會(huì )議室（第一會(huì )議室）的日常管理與維護，并統籌協(xié)調安排使用。
二、視頻會(huì )議室是學(xué)校召開(kāi)各類(lèi)工作會(huì )議和開(kāi)展學(xué)術(shù)活動(dòng)的場(chǎng)所，面向全校各部門(mén)開(kāi)放，實(shí)行資源共享，但不得挪作他用、不得安排其他活動(dòng)。
三、會(huì )議室的使用實(shí)行預約申請制度，使用部門(mén)應提前1-3天向黨政辦行政科預約申請，并填寫(xiě)“學(xué)校視頻會(huì )議室使用申請表”，登記相關(guān)信息，聯(lián)系電話(huà)：84674009。
四、視頻會(huì )議室內設備的技術(shù)支持及日常維護，由黨政辦安排專(zhuān)門(mén)人員負責，使用部門(mén)工作人員不得自行調試。信息化科負責視頻會(huì )議室設備的維護、調試（包括音響、燈光、話(huà)筒、電視、投影儀、攝像頭、移動(dòng)背板等設備）。
五、接到召開(kāi)視頻會(huì )議的通知后，信息化科要在規定時(shí)間進(jìn)行視頻會(huì )議調試，確保聯(lián)調效果，并在召開(kāi)視頻會(huì )議時(shí)，做好設備的管理和服務(wù)工作。做好每次視頻會(huì )議系統運行的記錄工作，并做好在斷網(wǎng)、斷電等突發(fā)情況的應急處理工作。
六、使用部門(mén)應愛(ài)護會(huì )議室內公用設備、設施，不得隨意刻畫(huà)、張貼、涂寫(xiě)，不得挪動(dòng)室內設備，改變室內格局。如損壞或丟失設備、物品，由使用部門(mén)或當事人負責賠償。
七、使用部門(mén)應保證會(huì )議室的清潔、衛生，禁止在會(huì )議室內吸煙、隨地吐痰和亂扔雜物、廢紙、飲料瓶等。
八、注意安全，節約用電，會(huì )議結束后請自覺(jué)關(guān)閉電源及門(mén)窗。
九、會(huì )議室使用完畢后，使用部門(mén)應及時(shí)通知黨政辦工作人員，一起檢查清點(diǎn)會(huì )議室內各類(lèi)設備、物品，并做好交接。
十、黨政辦要進(jìn)一步強化服務(wù)意識、提升服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)一步加強規范化管理，加強對工作人員的培訓，及時(shí)做好會(huì )議室設備、設施的保養維護，確保會(huì )議室環(huán)境整潔、正常有序運轉，為各部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
附件1、學(xué)校視頻會(huì )議室使用申請表
2、學(xué)校視頻會(huì )議室申請使用流程
陜西電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦公室
2020年10月20日
附件1
學(xué)校視頻會(huì )議室使用申請表
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申請部門(mén) |
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聯(lián)系人 |
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聯(lián)系電話(huà) |
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會(huì )議名稱(chēng) |
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會(huì )議時(shí)間 |
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會(huì )議地點(diǎn) |
第 會(huì )議室 | ||
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擬出席院領(lǐng)導 |
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參加人員范圍及人數 |
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擬使用設備 |
□話(huà)筒（ 個(gè)） □投影 □電子屏 □空調 | ||
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申請部門(mén)意見(jiàn) |
年 月 日 | ||
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黨政辦意見(jiàn) |
年 月 日 | ||
備注：1.使用部門(mén)須提前1-3天向黨政辦行政科預約申請，聯(lián)系電話(huà)：84674009；
2.本表電子版可在校園網(wǎng)站首頁(yè)“通知公示”欄下載。
附件2
學(xué)校視頻會(huì )議室申請使用流程圖
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使用部門(mén)提前預約申請，并下載、填寫(xiě)會(huì )議室使用申請表報黨政辦辦行政科 |
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| 黨政辦進(jìn)行登記、安排 |
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| 時(shí)間、地點(diǎn)是否沖突 | |
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如時(shí)間、地點(diǎn)沖突，則進(jìn)行相應調整，并通知申請部門(mén) |
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如時(shí)間、地點(diǎn)不沖突，則通知申請部門(mén)使用會(huì )議室 |
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| 工作人員提前20分鐘打開(kāi)會(huì )議室門(mén)，做好準備 | |
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會(huì )議結束后，及時(shí)清掃、整理會(huì )議室，關(guān)閉電源、門(mén)窗
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